De redactionele formule van je personeelsblad
Je hebt al een beter beeld van je gewenste magazine. Nu ga je een creatieve redactionele formule bepalen. Daarna kun je goed van start met content maken.
Tip 9:
Kies je redactieteam
Wie gaat de content maken voor je personeelsmagazine? Jijzelf? Wijs je een paar medewerkers aan om je te helpen? Of schakel je een professioneel communicatiebureau in? Bedenk goed hoeveel tijd (en geld) je hebt. Onderschat niet dat het maken van een kwalitatief magazine een vak is.
Tip 10:
Benoem je hoofdredacteur of bladmanager
Het is slim om een vaste hoofdredacteur aan te wijzen. Iemand die – na enige tijd – het bedrijf, de collega’s én het personeelsblad heel goed kent. Die de planning bewaakt, creatieve ingevingen heeft, goed op de hoogte is… En die dit allemaal kan vertalen naar de leukste artikelen! Een goede hoofdredacteur is een tikje brutaal, communicatief sterk, nieuwsgierig, weet mensen te motiveren en heeft de drive om het magazine elke editie beter te maken. Wie o wie heb jij voor ogen voor deze taak?
“Een consequente tone-of-voice zorgt voor herkenbaarheid en consistentie in al je communicatie-uitingen”
Annette Schaak, Digital Minds-partner
Tip 11:
Maak een duidelijke persona of ijkpersoon
Jij en je redactieteam hebben globaal een beeld van de lezer van het personeelsblad. Werk dit precies uit in een ‘persona’ of ijkpersoon: een omschrijving van je gemiddelde lezer. Geef hem of haar letterlijk een gezicht met een foto. Beschrijf allerlei kenmerken, interesses en behoeften. Houd daarbij de doelstellingen van je tijdschrift in gedachten. Het gaat erom dat je deze persona kunt delen met iedereen die meewerkt aan het magazine. Zo sluiten tekst, beeld en design uiteindelijk goed aan op je doelgroep.
Tip 12:
Schrijf in stijl
Welke tone-of-voice past bij je organisatie? En dus ook bij je personeelsblad? Een consequente tone-of-voice zorgt voor herkenbaarheid en consistentie in alle communicatie-uitingen. Het bepaalt hoe je organisatie of merk klinkt en hoe je je boodschap overbrengt. Daarom moet je er ook voor je personeelsmagazine goed over nadenken. Hiervoor geldt weer: deel het met iedereen die aan je blad meewerkt, zodat ze dezelfde stijl aanhouden. Denk ook aan je doelen, doelgroep en kernwaarden die je eerder hebt vastgesteld.
In je tone-of-voice leg je de volgende afwegingen vast:
- Schrijf je formeel of informeel?
- Welke emoties wil je oproepen?
- Wat wil je nooit doen? (Bepaalde lezers buitensluiten bijvoorbeeld.)
- Welke woorden wil je niet of zo min mogelijk gebruiken?
- Mogen teksten speels, zakelijk, eenvoudig, complex, actief of passief zijn?
- Gebruik je lange of korte zinnen of een combinatie ervan?
- Schrijf je enthousiast of neutraal?
- Gebruik je storytelling of enkel feitelijke gegevens?
- Moet je rekening houden met andere media, bijvoorbeeld de stijl van de socials of website?
laat teksten beoordelen door proeflezers en stel de stijl eventueel bij. Dit kun je ook doen na een paar edities van je personeelsblad.
Tip 13:
Maak het persoonlijk
Je personeelsblad krijgt steeds meer vorm. Je kunt nu nadenken over de inhoud. Onthoud daarbij dat we graag persoonlijke verhalen lezen. Mensen houden van mensen, van human interest. Roddelbladen en juice channels zijn niet voor niets nog altijd geliefd. Die menselijke interesses kun je ook vertalen naar je personeelsblad. Breng collega’s in beeld en dan vooral de persoon achter de collega. Schrijf bijvoorbeeld over bijzondere hobby’s, vakanties of kinderen. (Verderop volgen nog veel meer tips voor het bedenken van de leukste rubrieken voor je magazine!)
Tip 14:
Houd de mensen op je netvlies
Cijfers, doelstellingen en visies zijn belangrijk, maar in jouw personeelsblad gaat het vooral om de mens. Laat emoties toe en maak herkenbare, smeuïge verhalen. Maak mooie, toegankelijke interviews met bijvoorbeeld directieleden, om nieuwe plannen een plek te geven en hiervoor begrip te kweken bij medewerkers. Dat werkt beter dan het enkel opsommen van voldongen feiten. In een online personeelsblad kun je ook filmpjes toevoegen van activiteiten en evenementen binnen en buiten de organisatie. Of geef een collega eens een dagje een filmcamera mee en volg hoe zijn of haar werkdag eruitziet.
Tip 15:
Werk je redactionele formule uit
Je redactionele formule is het geraamte van je magazine. Het zorgt voor consistentie en herkenbaarheid van je personeelsblad. Dit leg je vast in je redactionele formule:
- De vaste onderwerpen die in artikelen aan bod komen (bijvoorbeeld innovatie, HR, persoonlijke verhalen, interviews, achtergrondverhalen en ontwikkelingen)
- De rubrieken (lees hiervoor allerlei ideeën in het volgende hoofdstuk)
- Het coverbeleid (wat voor soort beeld, welke en hoeveel teksten en in welk lettertype, welk logo?)
- De verhouding tussen tekst en beeld
- De lengte van je teksten, van korte nieuwsberichten tot lange reportages (in online magazines heb je hierin meer vrijheid)
- Andere tekstafspraken zoals lengtes van koppen en intro’s en het aanleveren van quotes, kaderteksten en bronnen
- Je schrijfstijl (zie Tip 12: Schrijf in stijl)
- Je huisstijl qua vormgeving (lettertypes, kleuren, lay-out)
- Beeldopties (foto’s, illustraties, animatie, video)
- Je team van contentmakers: werk je met vaste auteurs en fotografen voor rubrieken en artikelen of bekijk je dat elk magazine opnieuw?
“Variatie en verrassing zijn sleutelwoorden voor een mooi en verrassend personeelsblad!”
Maaike Haumann, contentcreator
Tip 16:
Bepaal een ‘plank’
De plank is een visuele indeling van de pagina’s van je tijdschrift. Het helpt je om balans, structuur en samenhang te creëren. Het geeft herkenbaarheid aan lezers. Ook is het een handige steun als je alle tekst en beeld (laat) maken. De plank voorkomt dat je vlak voordat het blad verschijnt ineens voor verrassingen staat, zoals ‘gaten’ in je tijdschrift. In een digitaal magazine heb je meer mogelijkheden en vrijheid. Daarin zul je niet gauw een lege pagina overhouden. Terwijl een printmagazine altijd een vast aantal pagina’s heeft.
Tip 17:
Bedenk een originele, aantrekkelijke titel
Nu je gewenste personeelsblad steeds meer vorm krijgt, is het tijd voor een sterke titel. Hierover kun je met een paar collega’s brainstormen. Of schrijf een prijsvraag uit onder de hele organisatie: wie bedenkt de winnende titel? Laat de titel iets zeggen over de inhoud en over de uitstraling of doelen die je wilt? behalen. Bijvoorbeeld: Vooruit, voor een innovatief bedrijf. Of: Samen sterk, voor een organisatie in zorg of onderwijs. Maak de titel herkenbaar en kort. Vermijd generieke namen of woorden. Gebruik alliteratie of woordspelingen. En denk even goed na of de titel over vijf jaar nog steeds geschikt zou zijn.
Tip 18:
Plan je planning
Nu je weet hoe vaak je tijdschrift moet verschijnen, is het aan jou om ervoor te zorgen dat dat lukt. Het geheim: werk RUIM vooruit! En zet elke processtap in een overzichtelijke planning, die je vervolgens in je dagelijkse handelen integreert. Er zijn allerlei tools die je hierbij kunnen helpen. Bekijk bijvoorbeeld of Trello, Asana, Monday.com, Excel/Google Sheets of Slack iets voor je is.
Tip 19:
Maak een ‘content-ideeënlijst’ aan
Terwijl het ene magazine in opmaak gaat, bedenk jij de content al voor de komende (twee, drie) edities! Daarom is het slim om een content-ideeënlijst aan te leggen. Hierin vermeld je alle onderwerpen, thema’s en ontwikkelingen die spelen in je bedrijf en die je terloops opmerkt. Net als je eigen creatieve ingevingen. Of leuke tips en ideeën van collega’s en redactieleden. Dan heb je altijd een fijn lijstje bij de hand waarmee je je volgende tijdschrift kunt vullen.
